Archivia Erp: alla Normale arriva il protocollo informatico

Sbarca alla Scuola Normale Superiore Archivia Erp, il nuovo sistema sviluppato da Omicron Group, per la gestione elettronica dei documenti e dei procedimenti amministrativi. Archivia Erp è stato presentato a tutti i dipendenti della Scuola lo scorso primo marzo, dopo che il 20, 26, 27, 28 febbraio e lo stesso primo marzo si erano tenute alcune ore di corso sulle modalità di gestione e consultazione del protocollo elettronico.

di Serena Wiedenstritt

Il nuovo sistema informatico arriva in Normale con lo scopo di semplificare le attività di amministrazione e risparmiare risorse. Garantisce inoltre una maggiore trasparenza, consentendo la controllabilità e l’accessibilità agli atti e ai documenti del procedimento.

Archivia ERP sarà operativo a regime fra poco più di due settimane, ma la sperimentazione è già partita.

Già dal 2001 la Normale ha iniziato ad utilizzare le procedure di informatizzazione del protocollo, ma solo in modo statico. Il passo avanti permesso e promesso da Archivia Erp consiste nella possibilità di seguire i procedimenti relativi ai protocolli completamente su supporto informatico, anche grazie alla collaborazione del Centro di calcolo della Scuola. Per chiarire l’importanza dell’introduzione di questa novità, può essere importante ricordare che la Scuola protocolla in media circa 15.000 documenti l’anno e registra circa 5mila fatture.

Il cambiamento era nell’aria. Del resto la spinta verso l’innovazione è generalizzata, anche se la Scuola di Pisa è una delle prime a dotarsi di un sistema all’avanguardia nel settore delle pubbliche amministrazioni. L’ovvia premessa è la crescita esponenziale delle informazioni gestite negli ultimi anni. Per dare un’idea della situazione: l’università di Berkley in California ritiene che il volume di informazioni disponibili a livello mondiale è aumentato negli ultimi 4 anni tre volte di più di quanto aveva fatto nei 300mila anni precedenti, dall’inizio del mondo come lo conosciamo. Inoltre bisogna tener presente che di queste informazioni solo una minima percentuale si trova sul cartaceo, mentre il 92% è già su supporto informatico, generalmente hard disk. La mole enorme di dati e di informazioni disponibili a livello mondiale necessita però di modalità veloci, pratiche ed intelligenti di archiviazione: l’esperienza comune insegna che non c’è niente di più inutile di una gran quantità di informazioni male archiviate e quindi non rintracciabili ed utilizzabili al momento del bisogno

Se queste considerazioni sono valide a livello generale, la situazione è ancora più delicata nella realtà delle pubbliche amministrazioni e in quella della Scuola, dove la gestione delle informazioni per essere efficace deve soddisfare le condizioni di buona organizzazione, elevati standard di sicurezza, possibilità di ricavare facilmente informazioni strategiche e conformità alle regole.

La novità principale del sistema Archivia Erp risiede nel record, come insieme di informazioni logicamente correlate tra loro ed inerenti allo stesso procedimento e relativa cronologia – un record deve poter “raccontare” la storia di un documento, dalla sua registrazione nel sistema fino agli ultimi sviluppi, fase per fase. Archivia Erp inoltre porta la Scuola al passo con le nuove normative, che promuovono l’archiviazione digitale dei documenti, arrivando a consentire per legge che scompaia il cartaceo in favore del digitale. Dal tribunale alle agenzie delle entrate, infatti, dopo l’introduzione delle normative sulla digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni il documento informatico ha allo stesso valore di quello tradizionale. Un caso esemplare è la posta elettronica certificata che sostituisce in tutto e per tutto la vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno.

Rispetto al sistema precedente, Archivia Erp ha anche il vantaggio di muoversi con interfaccia browser, il che significa che, anche nell’ottica di un utilizzo più diffuso e più versatile da parte di chi lavora nella Scuola, basta una qualsiasi postazione web per accedere al sistema. Le sue funzioni, o piuttosto macrofunzioni, spaziano dalla gestione e spedizione dei messaggi all’organizzazione delle cartelle, dalla ricerca all’acquisizione di documenti e record di documenti, fino alla fascicolazione dei protocolli. Ma per questo a breve sarà disponibile online un apposito manuale.

Info: f.pozzi@sns.it; l.magli@sns.it