La Normale, Scuola senza digital divide

Digital divide La Normale può vantare un altissimo livello di alfabetizzazione informatica sia fra i docenti, sia fra gli allievi e il personale tecnico-amministrativo. Questo ha rappresentato la base per una serie di innovazioni dei servizi amministrativi che, seguendo le linee dettate dal Codice dell’Amministrazione digitale, mirano a velocizzare i procedimenti e facilitare la vita degli utenti.

Alla Scuola fondata da Napoleone duecento anni fa la tradizione fa il paio con una prepotente spinta verso l’innovazione e con una buonissima dimestichezza con le nuove tecnologie. Agli occhi di chi si occupa dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico e alla luce di una indagine svolta a fine 2006, nella Scuola è presente «una comunità virtuale dotata di una certa compattezza, in grado di affrontare le sfide del progresso tecnologico sia sul fronte della comunicazione, sia sul fronte della competenza».

Alla Normale un altissimo livello di alfabetizzazione informatica accomuna allievi, docenti e personale amministrativo (vedi tabella relativa alla ricerca a cui hanno risposto 375 persone – tabella Uso degli strumenti informatici) ed è il punto di partenza di una serie di modernizzazioni dei servizi amministrativi della Normale. «Allievi, docenti e personale amministrativo rappresentano la vera forza della Scuola» dicono al Castelletto, dove hanno sede gli uffici dell’amministrazione, quello investito dalle innovazioni e dalla tecnologia.

Che le pubbliche amministrazioni debbano modernizzare i loro procedimenti, che il digitale debba al più presto sostituire il cartaceo e il pc lo sportello lo dice la legge. Il codice dell’amministrazione digitale del 2005, entrato in vigore il 1° gennaio 2006, stabilisce che al diritto del cittadino di rapportarsi alla pubblica amministrazione attraverso le nuove tecnologie corrisponda il dovere delle stesse di informatizzarsi. Insomma, dice la legge, il fattore di innovazione sono i cittadini e le imprese, che si adeguano alla novità più velocemente degli apparati burocratici. Apparati che, però, non possono esimersi dal fornire all’utente un servizio moderno. Che poi si parli di e-governement o dematerializzazione della PA, la sostanza non cambia: se ad esempio un cittadino – o, nel caso della Scuola Normale Superiore di Pisa, uno studente –manda al servizio amministrativo una missiva di posta elettronica certificata con firma digitale, l’ufficio amministrativo in questione non può non accogliere la richiesta. In linea con queste direttive, la Normale si è mossa velocemente e oggi è all’avanguardia nel settore del pubblico, sia sul versante delle relazioni con i dipendenti, sia con gli utenti, grazie anche al Centro di calcolo della Scuola, che dà supporto tecnico qualificato non solo alla didattica e alla ricerca, ma anche all’amministrazione.

Una delle ultime novità, che riguarda i dipendenti della Scuola, quindi circa 500 unità, è stata l’introduzione del cedolino elettronico nell’ottobre 2006. «Niente più spese di stampa e di consegna per comunicare l’accredito dello stipendio a fine mese – spiegano dall’Urp – ora il dipendente della Normale riceve un avviso che lo indirizza ad un database che gli permette di controllare la sua situazione in tempo reale». Ma c’è di più: fin dal 1996 la Scuola ha predisposto un database che raccoglie tutte le informazioni riguardo agli orari di entrata ed uscita registrati dal dipendente e la sua situazione su ferie ed assenze, in modo da permettere il controllo delle presenze e la verifica delle ferie direttamente on line.

Il prossimo passo che i servizi amministrativi della Scuola compieranno per venire incontro alla necessità di maggior velocità e trasparenza negli atti pubblici sarà l’informatizzazione dei flussi documentali, che consiste nella gestione elettronica dei documenti e dei relativi procedimenti. Per fare un esempio, quando l’informatizzazione sarà a regime scomparirà il fascicolo cartaceo che gira per commissioni e scrivanie relativo ad uno studente che sta richiedendo una borsa di studio per un’esperienza di ricerca all’estero. Resterà, invece, il file contenente la richiesta, la documentazione allegata, gli aggiornamenti, lo stato della pratica ed altro ancora. Molti i vantaggi di questa innovazione: dalla trasparenza – lo studente potrà sapere in tempo reale a che punto è la sua pratica – al risparmio di tempi e materiali, alla certezza di non disperdere i documenti fino alla facilità di reperire tutta la documentazione collegata ad una richiesta a partire da un numero di pratica – o dal nome di un file. Unico neo: anche nelle più rosee previsioni dell’ufficio che si occupa dei servizi amministrativi almeno in un primo tempo la consultazione dei fascicoli-file e l’accesso ai dati dovranno avvenire attraverso l’Urp o il responsabile del procedimento. Anche qui si deve evidenziare che si arriverà all’informatizzazione del flusso documentale dopo che già nel 2001 era entrato in funzione il protocollo informatico, vale a dire l’inserimento elettronico dei documenti in archivio.

Dal 2006, intanto, le convocazioni del consiglio direttivo viaggiano per via elettronica e presto questo sarà possibile anche per i consigli di classe e le delibere. Ecco i prossimi passi Strumenti Informatici: in uso, in sviluppo, in sperimentazione): al 2007 tutti i procedimenti avranno la modulistica necessaria disponibile in rete, dal 2008 gli utenti avranno la possibilità di compilare e consegnare via internet i moduli per le richieste di avviare i procedimenti. Procedimenti che al momento sono 440 e che un gruppo di lavoro costituito nel settembre scorso sta cercando di ridurre ed accorpare.

Un altro capitolo del processo di innovazione tecnologica riguarda l’esigenza di rapportarsi e lavorare con l’esterno. A questo proposito la Scuola sta sperimentando il mandato di pagamento elettronico e si sta preparando a ricevere e liquidare le fatture elettroniche.

«Tutto questo perché, se la qualità di un’università si definisce in base ai quattro parametri standard identificati nella qualità dei professori, degli allievi, delle strutture di ricerca e dell’impatto per il Paese, alla Normale anche i servizi amministrativi mirano ad essere di alta qualità» spiegano dal Castelletto. E poi si sa che tutto può funzionare perfettamente, ma se si ingolfa la macchina amministrativa non è solo un problema di natura strumentale, diventa anche sostanziale.