Anche la società dell’informazione ha bisogno di un archivio. Informatico.

Presentato al Castelletto il volume “L’archivio nella società dell’informazione”, edito dalla Direzione Amministrativa della Scuola Normale Superiore. Per Claudio Capecchi sarà “uno strumento di formazione e di informazione per il personale”. Presente il direttore della Scuola, Salvatore Settis.

Serena Wiedenstritt

Come una persona ha bisogno della memoria e dei suoi ricordi, altrimenti non sa più come andare avanti, in che modo rapportarsi al presente e proiettarsi nel futuro, così un’istituzione ha bisogno dell’archivio, della sua storia che passa anche per i documenti e le testimonianze cartacee di quello che ha fatto. Questo il presupposto da cui è partita la Direzione amministrativa della Scuola Normale Superiore di Pisa e da cui è nato il progetto della pubblicazione del volume “L’archivio nella società dell’informazione”, sottotitolo “Innovazione, trasparenza e memoria”, presentato venerdì 22 giugno al Castelletto alla presenza del direttore della Scuola, Salvatore Settis. Il testo raccoglie gli atti del convegno “L’archivio fra passato e futuro” organizzato dalla Normale nel 2006 e promosso, come d’altronde anche il libro, grazie al contributo del Monte dei Paschi di Siena.

“Uno strumento di formazione per il personale della Scuola che ha lo scopo di stimolare approfondimenti e riflessioni, nonché proposte”, così l’ha definito il direttore amministrativo uscente Claudio Capecchi. “Troppo spesso la parola archivio evoca l’immagine di una stanza polverosa piena di documenti che potrebbero interessare unicamente uno studioso del settore – ha detto Capecchi presentando la pubblicazione – mentre è necessario rendersi conto che oggi accanto all’archivio classico c’è, ed è necessario che ci sia, un archivio informatico, digitale, fatto delle informazioni di cui si nutre l’attuale società dell’informazione”. Se le sfide della globalizzazione comprendono l’esigenza di una circolazione dell’informazione in tempo reale, la Scuola Normale Superiore è al passo con i tempi: da inizio aprile 2007 è attivo il sistema Archivia Erp, che grazie alle sue numerose funzionalità permette l’utilizzo e la consultazione di un archivio informatico in continuo divenire, essenziale per il funzionamento della Scuola, grazie ai documenti che da cartacei diventano digitali e permettono una diversa organizzazione del lavoro. Avere tutte le informazioni su un procedimento amministrativo disponibili in contemporanea, poter facilmente e velocemente richiamare tutti i documenti collegati ad una singola voce, semplificare le procedure e lavorare in una rete integrata sono operazioni adesso possibili. E fra poco partirà anche la firma digitale: “Significa che non vedremo più girare per la Scuola, fra gli uffici e da un palazzo all’altro, le cartelline con i documenti da firmare: i procedimenti saranno quindi più veloci” ha spiegato Capecchi, che ha aggiunto che non mancheranno ulteriori novità come la posta elettronica certificata, la modulistica on line, il mandato di pagamento elettronico, la fattura elettronica e le caselle istituzionali di posta elettronica. In conclusione Capecchi ha auspicato la prossima pubblicazione di nuovi strumenti per la direzione amministrativa, nell’ottica di “arrivare ad un completo ripensamento dell’intera organizzazione in chiave digitale”.