PROCEDURE OPERATIVE PER LA RIAPERTURA DELLE ATTIVITA’

Riapertura attività Centro Archivistico (le procedure sono contenute nel Decreto del Direttore n.0011648 del 15/07/2020, allegato n.20).
 

Il Centro Archivistico (CA) svolge la propria specifica attività conformemente alle proprie linee guida.

L'accesso e la consultazione dei materiali sono attivati mediante le procedure specificate nel presente documento.

La Scuola ha previsto la riapertura del CA al pubblico in maniera contingentata.

Per accedere al CA è necessario aver preso visione della presente documentazione.

L'accesso è riservato agli utenti del Centro Archivistico nei giorni e negli orari che sono visibili sul sito del Centro . 

 

  1. Accesso su prenotazione

Gli studiosi sono ammessi al CA solo su appuntamento individuale. L'appuntamento deve essere  richiesto esclusivamente al seguente indirizzo: maddalena.taglioli@sns.it. Gli studiosi possono  precisare i giorni di preferenza, che comunque non sono vincolanti per il CA; contestualmente alla prenotazione gli studiosi devono indicare le ricerche che stanno svolgendo e il fondo/materiale che desiderano consultare; possono essere indicate un massimo di quattro unità archivistiche; una volta in sala studio è possibile consultare un solo pezzo alla volta, il materiale sarà collocato in parte alla postazione e in parte negli appositi spazi. Gli studiosi ricevono una e-mail di conferma dell'avvenuta prenotazione e della disponibilità dei materiali. Ulteriori richieste possono essere fatte in sala studio (2. Richiesta dei materiali).

Gli ingressi possono essere distanziati di almeno cinque minuti al fine di evitare assembramenti. Nel caso di rinuncia alla prenotazione lo studioso deve darne comunicazione sempre per e-mail almeno due giorni prima rispetto alla prenotazione. In caso di mancata comunicazione o di mancata presenza la richiesta di ammissione successiva è posizionata in coda rispetto alle altre.

Le prenotazioni sono verificate dal personale all'accesso alla sala di consultazione.

In sala studio sono ammesse quattro persone, gli spazi a disposizione sono in linea con quanto previsto dalla normativa relativa al distanziamento; le postazioni di studio utilizzabili sono contrassegnate con apposite indicazioni.

Per accedere al CA gli studiosi devono sottoporsi alla misurazione della temperatura corporea presso la portineria della Carovana (che viene rilevata, nel rispetto della protezione dei dati personali e del distanziamento sociale). Nel caso in cui la temperatura superi i 37,5°C, lo studioso viene fatto accomodare in un’area apposita affinché possa contattare il proprio medico curante per avere le istruzioni del caso; l'area è successivamente sanificata. Contestualmente il personale SNS  segnala l'accaduto al seguente indirizzo: emergenza.coronavirus@sns.it.

È vietato l'ingresso a chi:

  • risulti avere una temperatura corporea superiore a 37,5 gradi;
  • presenti sintomi da infezione respiratoria;
  •  abbia avuto contatti con persone positive al Covid 19 negli ultimi (14).

Per accedere al CA gli studiosi sono tenuti ad utilizzare la mascherina protettiva in base a quanto previsto dalla normativa vigente. La mascherina deve essere indossata correttamente (ovvero la mascherina dovrà coprire integralmente naso e bocca) e dovrà essere indossata per tutto il periodo della presenza in sede.

Al momento dell’ingresso in sala, gli studiosi devono apporre la propria firma nel foglio delle presenze mediante una penna personale. Il foglio giornaliero, recante esclusivamente i nominativi degli utenti prenotati è ritirato al termine della giornata per essere sottoposto a quarantena.

In sala non possono essere introdotti oggetti personali, eccetto i propri materiali di cancelleria (matite, fogli, computer portatili, etc.). Tale materiale non può essere richiesto al personale SNS, né ad altri studiosi. Per i restanti oggetti personali sono messi a disposizione dei sacchetti di plastica; quotidianamente i sacchetti utilizzati sono smaltiti correttamente.

Per la consultazione del materiale documentario lo studioso deve provvedere a frequenti igienizzazioni delle mani mediante lavaggio con acqua e sapone o con l'utilizzo di gel disinfettante. Le mani devono essere sanificati all’ingresso e periodicamente nel corso della giornata. Il CA mette a disposizione degli studiosi il gel igienizzante nell'ambiente adiacente alla sala studio (ingresso CA). 

In sala di studio è presente il servizio di sorveglianza al fine di verificare il corretto comportamento da parte degli utenti e per aerare almeno una volta all'ora per almeno 10 minuti l'ambiente in modo da garantire il ricambio d’aria. Alla fine del periodo di consultazione gli studiosi sono fatti uscire dal personale in servizio e la sede viene sanificata. Nel caso in cui uno studioso uscisse prima dalla sala la sua postazione utilizzata sarà sanificata e potrà essere nuovamente utilizzata. La postazione del personale in servizio è appositamente schermata.

I percorsi all’interno dell'edificio, da limitare allo stretto necessario, possono essere effettuati seguendo le direzioni di ingresso/uscita opportunamente segnalate e mantenendo il distanziamento sociale tra studiosi e tra il personale. Per l'utilizzazione degli spazi comuni (servizi igienici e punto di ristoro) si rimanda al Decreto del Direttore n. 282/2020.

 

  1. Richiesta dei materiali

Al fine di agevolare il lavoro è consigliata la prenotazione del materiale via e-mail, è comunque consentita la richiesta di materiali anche in sala studio tramite il personale presente in sala. Le richieste effettuate in sala devono essere presentate fino a quaranta minuti prima della chiusura della sala. Ad ogni postazione sono collocati i moduli per le richieste. A fine giornata i materiali consultati sono ritirati dal personale e sottoposti, salvo altre indicazioni, a quarantena di dieci giorni. Il materiale viene imbustato utilizzando appositi sacchetti in plastica e collocato per il tempo indicato in un ambiente dedicato (locale di deposito ad uso esclusivo del personale del CA). Sulla busta viene collocata un'etichetta con le seguenti indicazioni: nome dello studioso; data di consultazione; data in cui il materiale può essere ricollocato negli appositi locali. Non è consentita la consultazione di tale materiale prima dello scadere della quarantena.

Il deposito dei materiali (unità archivistiche) è consentito entro il limite della prenotazione settimanale.

Al momento sono esclusi dalla consultazione strumenti di ricerca cartacei (inventari, schedari, indici, ecc.) e i libri della biblioteca del CA. Sono consultabili le risorse archivistiche e bibliografiche digitali tramite postazione informatica.

Settimanalmente sarà indicato in un'apposita sezione del sito del CA l'elenco delle unità poste in quarantena e non accessibili.

I fondi della Domus Mazziniana depositati presso il CA possono essere consultati secondo quanto qui indicato; la quarantena dei materiali viene fatta in una sala apposita dell'edificio in cui è collocato il materiale.

 

  1. Foto riproduzione dei materiali

Gli studiosi possono, previa compilazione dell'apposito modulo presente in ogni postazione e sotto il controllo del personale SNS, fotoriprodurre il materiale archivistico con mezzi propri direttamente dal posto assegnato. Il modulo è ritirato a fine giornata assieme al materiale dal personale SNS.

 

  1. Utilizzazione di strumenti del CA

Al fine di agevolare lo studio dei documenti gli studiosi possono utilizzare alcuni strumenti del CA. Gli strumenti (lampada di Wood e lettore per filigrane) devono essere chiesti dallo studioso al personale. Dopo l'utilizzazione il materiale indicato dovrà essere sanificato. Per mantenere aperti i documenti (registri, pergamene) potranno essere utilizzate le serpentine di piombini foderati previa idonea copertura con cellophane.

 

  1. Consultazione da remoto

Al fine di evitare la presenza presso il CA sarà possibile richiedere gratuitamente un numero massimo settimanale di riproduzioni dei materiali per motivi di studio; settimanalmente potranno essere evase quaranta scansioni a studioso. La richiesta deve pervenire per e-mail al seguente indirizzo: maddalena.taglioli@sns.it lo studioso deve indicare la ricerca che sta svolgendo e il materiale da riprodurre. Saranno esclusi da questa attività: materiali già esclusi dalla consultazione in base alla normativa vigente (dati sensibili); materiali in cattivo stato di conservazione. Il materiale viene inviato, salvo altre indicazioni, la settimana seguente rispetto alla richiesta, per posta elettronica; le riproduzioni digitali del materiale sono filigranate e hanno una qualità tale da consentirne la lettura. Il materiale riprodotto è posto in quarantena insieme con i documenti consultati dagli utenti, previo imbustamento, con l’indicazione della data di ricollocazione post quarantena.